○吉野ヶ里町文書規程
平成18年3月1日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この規程は、本町における文書等の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書等 文書、図面及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 文書主任 各課に置かれた文書取扱者のうち、総務課文書取扱者をいう。
(3) 電子施行 文書交付者の使用に係る電子計算機と文書被交付者の使用に係る電子計算機に備えられた文書被交付者ファイルに記録する方法(以下「電磁的方法」という。)により電磁的記録を交付することをいう。
(4) 電子文書 電磁的方法により交付される電磁的記録をいう。
(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電子文書をいう。
(6) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(7) 文書交換証明書 電子文書が電子施行を担当する者により正当に送信されたものであることを証明するデータをいう。
(文書等の取扱いの原則)
第3条 文書等は、ていねい、正確かつ迅速に取扱い、常に整理して事務能率の向上に努めなければならない。
2 文書等は、法令(条例及び規則等を含む。以下同じ。)に別に定めがある場合を除くほか、上司の承認を得なければ、関係者以外の者に閲覧させ、又はその写しを交付することはできない。文書等を庁外に携行するときもまた同様とする。
3 重要な文書等は、非常災害時には、いつでも持ち出すことができるようにしていなければならない。
(文書等の種類及び例式)
第4条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
(2) 公示文
ア 告示 町長(その権限の委任を受けた者を含む。)が、原則として行政行為の結果又は事実を一般に公示するもの
イ 公告 町長(その権限の委任を受けた者を含む。)が、一定の事項を一般に公示するもので告示以外のもの
(3) 令達文
ア 訓令 町長が所属機関又は職員に対して命令するもの
イ 達 法人又は個人に対して命令するもの
ウ 指令 上申、伺、願等に対して命令するもの
(4) 一般文書
ア 対内文書 本町の機関相互間において収発するもの
イ 対外文書 上記以外の一般文書
(文書等の記号及び番号)
第5条 文書等には、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。ただし、儀礼的な文書等、刊行物、契約書等で、記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書等には、これを省略することができる。
(2) 一般文書には、「吉」の字に課等の頭文字を付け、課(局及び館を含む。以下同じ。)で年度ごとに文書件名簿により一連の文書番号を付ける。
(3) 一般文書のうち対内文書については、文書記号番号を省略して処理することができる。
(総務課長の職務)
第6条 総務課長は、本町における文書事務を統轄する。
2 総務課長は、各課の文書事務を随時調査し、適正かつ迅速に処理されるよう指導をしなければならない。
(文書管理責任者及び文書取扱者)
第7条 各課に文書管理責任者及び文書取扱者を置く。
2 文書管理責任者は、課長(局長含む。以下同じ。)をもって充てる。
文書取扱者は、課長が所属職員のうちから選任する。
(文書管理責任者及び文書取扱者の職務)
第8条 文書管理責任者は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書等の整理に関すること。
(2) 文書等の保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) 文書等の管理に必要な帳票の記載及び審査に関すること。
(4) 情報公開制度の推進、運用及び手続に関すること。
2 文書取扱者は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書等の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(4) 文書等の整理、保管及び保存に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書の受領)
第9条 到達文書は総務課において受領する。ただし、受領してならないもの又は受領を不適当と認めるものは、転送又は返送の手続をしなければならない。
2 郵便料の未納又は不足している文書等で、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。
(1) 一般文書及び電報は、未開封のまま所管の主務課に配布すること。ただし、所管する課が不明な文書等については開封して配布すること。
(2) 書留郵便物及び特別逓送郵便物は、受領したら速やかに所管の主務課に配布すること。
2 2以上の課に関係のある文書等は、総務課長がその主管課を決定して当該課に配布すること。
(1) 配布又は送付を受けた文書は、直ちに開封し、その余白に受付日付印(様式第3号)を押すとともに文書件名簿に必要な事項を記入し、その文書受付番号を受付印の番号欄に転記しなければならない。ただし、簡易な文書等においては、この限りでない。
(2) 審査請求書その他到達の日時が権利の得喪、変更等に関係のある文書等は、その余白に到達時刻を記入しなければならない。
2 文書取扱者は、配布を受けた文書等のうち当該課の主管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に送付しなければならない。
3 文書取扱者は、他の課に関係のある文書等の配布を受けたときは、その旨を関係課の文書取扱者に送付しなければならない。
(電子文書の受信等)
第12条 文書主任は、電子文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 電子署名のある電子文書を受信したときは、電子署名を検証すること。
(2) 受信した電子文書が総合行政ネットワーク文書である場合は、電子文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対し、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。
2 文書主任は、電子文書を受信したときは、前項の処理を行った後、直ちに主務課に転送しなければならない。この場合において、2以上の課に関係のある電子文書は、その関係の最も深い課に転送しなければならない。
3 各課の文書取扱者は、第1項の規定により転送を受けた電子文書が当該課に属さないものであるときは、直ちに関係の課に転送しなければならない。
4 各課の文書取扱者は、電子文書が到達したときは、直ちに紙に出力し前条の規定の例により処理しなければならない。
(文書等の処理)
第13条 前条の規定により文書等の交付を受けた者は、その交付を受けた文書等を点検し、必要に応じ処理期限及び指示事項を示して、当該文書等を担当者に交付しなければならない。ただし、重要なもの又は異例なものについては、担当者に交付する前に課長に供覧しなければならない。
2 前項本文の規定により文書等の交付を受けた担当者は、起案、供覧その他の方法により、速やかに処理しなければならない。
3 第1項ただし書の規定により文書等の供覧を受けた課長は、直ちに査閲し、自ら処理するものを除き、主務係長に処理方針を指示して、速やかに処理させなければならない。ただし、特に重要な文書等又は上司の指示を受けて処理することを適当と認める文書等は、上司に供覧し、又はその指示を受けなければならない。
(処理の方法)
第14条 事務を処理するには、文書等をもってしなければならない。ただし、軽易なもので急施を要するものは、電話又は口頭で処理することができる。
(起案)
第15条 起案文書の作成は、起案用紙を用いて行うものとする。2枚目以降に使用する起案用紙については、起案用紙に代えて他の用紙を用いることができる。
2 起案の要旨を説明する必要のあるものは、起案文書の末尾にその要旨、関係法文及び参考となる事項又は資料を付記し、又は添付し、事件の経過を分かりやすいようにしなければならない。
(軽易な文書等の起案)
第16条 定例的なもの又は軽易なものは、その文書の余白又は別簿冊に要旨を摘記して、起案することができる。
2 軽易な文書で回議による内容の変更がないと認められるものは、複写、その控えをもって起案文書に代えることができる。
(決裁区分の表示)
第16条の2 起案文書には、所定の箇所に、町長の決裁事項については「甲」、副町長の専決事項については「乙」、課長の専決事項については「丙」の表示をするものとする。
(文書の例式)
第17条 文書は、左横書きとする。ただし、法令その他縦書きを必要とするものは、この限りでない。
(発信者名)
第18条 施行文書(電子施行される施行文書を含む。以下同じ。)の発信者名は、原則として「吉野ヶ里町長」と表示しなければならない。必要がある場合は、「吉野ヶ里町長」以外の職名を用いることができる。
(1) 掲示場に掲示するもの 「掲示」
(2) 例規集に登載するもの 「例規」
(3) 秘密文書 「秘」
(4) 重要文書 「重要」
(5) 至急取扱を要するもの 「至急」
(6) ファクシミリにより施行するもの 「ファクシミリ施行」
(7) 電子施行するもの 「電子施行」
(決裁)
第20条 起案文書は、順次回議し、上司の決裁を受けなければならない。
2 起案文書のうち秘密を要するもの、重要なもの又は急施を要するものについては、起案者又は内容を説明できる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。
(代決)
第21条 代決者が代決したときは、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代決」又は「代」と記し、必要があると認められるものは、更に「後閲」と記して速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。
(合議)
第22条 他課に関係のある起案文書は、主務課長の回議又は決裁を経た関係課に合議しなければならない。
2 条例、規則、告示その他公示する文書は、総務課長及び情報・法務係長に合議しなければならない。
(法令審査)
第23条 条例議案、規則案その他法規に関する文書の回議は、関係課長の合議を経て、総務課長の審査を受けなければならない。
(決裁後の処理)
第24条 起案者は、起案文書が決裁されたときは、起案文書の所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。
(供覧)
第25条 文書等の供覧は、当該文書等の余白に供覧印(様式第4号)を押して行うものとする。
(施行を要する文書の浄書)
第26条 施行を要する文書等の浄書は、主務課において行うものとする。
(浄書した文書等の校合)
第27条 浄書した文書等は、決裁を受けた文書起案文書(以下「原議書」という。)と校合しなければならない。
(公印等の押印)
第28条 施行する文書は、公印を押さなければならない。ただし、対内文書(権利の得喪又は変更に関する文書その他特に重要な文書を除く。)及び軽易な文書については、公印を省略することができる。
2 施行する文書が権利の得喪又は変更に関する文書その他特に重要な文書である場合には、原議書と契印をもって割印しなければならない。
3 前2項に定めるもののほか、公印の使用については、吉野ヶ里町公印規程(平成18年吉野ヶ里町訓令第7号)の定めるところによる。
4 電子文書には、電子署名をしなければならない。ただし、軽易な内容の電子文書については、電子署名を省略することができる。
5 前項に定めるもののほか、電子署名については、別に定める。
(ファクシミリ等を利用した文書等の施行)
第29条 ファクシミリによる施行は、公印を省略した文書を、町の機関又はファクシミリで送付を了承している者に対して送付する場合に行うことができる。
2 電子施行は、総合行政ネットワークを利用して施行する場合又は町の機関若しくは電子施行を了承している者に対して施行する場合に行うことができる。
3 総合行政ネットワークを利用して電子施行を行う場合は、文書交換証明書を添付して施行しなければならない。
(発送の手続)
第30条 発送を要する文書等は、主務課において封入、包装その他発送に必要な処理をしなければならない。
(施行の完了)
第31条 起案者は、文書等の施行(発送、公布等をいう。)が完了したときは、起案書に、完結年月日を記入するとともに、当該文書等が文書件名簿に登載されたものであるときは、所定の事項を記入して処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(勤務時間外に到達した文書等の取扱い)
第32条 勤務時間外に到達した文書等の取扱いについては、別に定めるところによる。
(未完結文書の調査)
第33条 未完結文書は、その処理の経過を明らかにして一定の場所に整理保管しなければならない。
2 文書取扱者は、随時未完結文書を調査し、その処理状況を把握するとともに、担当者に対して文書等の処理の促進について必要な指示をしなければならない。
(完結文書の整理等)
第34条 完結文書は、次の各号に定める方法により整理し、簿冊にとじ込まなければならない。
(1) 年度ごとに整理すること。ただし、暦年ごとに整理することが適当なものについては、暦年ごとに整理すること。
(2) 2以上の事件に関係のある文書は、最も関係の深い事件に係る文書とともに整理し、その旨を明記しておくこと。
2 簿冊は、次の各号に定める方法により編さんしなければならない。
(1) 文書は、完結年月日の古いものから順に下から上に編さんすること。
(2) 文書に添付した図面、図表等又は紙の大きさが本書と異なるものその他同一の簿冊に編さんできないものは、別冊に編さんし、その旨を当該文書に明記しておくこと。
(3) 背表紙には、名称、年度、保存種別及び主管課を記載すること。
(完結文書の保管)
第35条 完結文書は、保管期間ごとに主務課において保管するものとする。
(保存期間)
第36条 完結文書の保存期間は、永久、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、その区分は、別表のとおりとする。ただし、法令の保存期間の定めがあるもの及びこれにより難いものの保存期間は、それぞれの法令で定める期間又は必要な期間とする。
2 前項の規定にかかわらず、保存期間の異なる文書を同一の簿冊にとじ込む必要がある場合においては、最も長期に保管すべき文書の保存期間を基準として文書の保存期間を定めることができる。
3 文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年度の翌年度4月1日とする。ただし、暦年ごとに編さんする文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年の翌年の1月1日とする。
(保存文書の廃棄)
第37条 総務課長は、保存期限を経過した簿冊につき、主管課長と合議の上、廃棄の手続をとらなければならない。
(保存期間の見直し等)
第38条 前条の規定にかかわらず、保存年限を経過した文書であっても、主務課長から保存の請求があり、かつ、総務課長がその必要があると認めるときは、保存の期間を見直し、必要な期間引き続き保存することができる。
2 廃棄の対象となった文書のうち、歴史的価値の認められるものは、なお保存するよう努めなければならない。
(簿冊廃棄上の注意)
第39条 廃棄簿冊で機密に属するもの又は印影等で他に悪用のおそれがあると認められるものは、その部分を焼却し、又は裁断する等適切な処理をしなければならない。
(書庫の整理)
第40条 総務課長は、書庫を常に清掃整備するとともに、火災、盗難、虫そ害及び湿気を予防するよう努めなければならない。
(電磁的記録の整理、保管及び保存の特例)
第41条 電磁的記録の整理、保管及び保存については、この規程の規定にかかわらず、別に定めるところによる。
(その他)
第42条 この規程に定めるもののほか、文書等の管理に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。
附則
この規程は、平成18年3月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第5号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(様式に関する経過措置)
5 この訓令の施行の際現にある第3条の規定による改正前の吉野ヶ里町文書規程、第6条の規定による改正前の吉野ヶ里町臨時(日々雇用)職員取扱要綱及び第7条の規定による改正前の吉野ヶ里町非常勤嘱託職員取扱要綱による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの訓令による改正後の様式によるものとみなす。
6 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成28年訓令第8号)
この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(平成28年訓令第20号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和元年訓令第4号)
この規程は、令和元年7月1日から施行する。
別表(第36条関係)
1 永久保存文書
1 市町村の廃置分合、境界変更に関するもの
2 条例、規則の制定又は改廃に関するもの
3 訓令、告示、内規、通知等で重要なもの
4 郷土史誌の資料となるべきもの
5 基本的な計画及び行政施策等で重要なもの
6 公用、公共施設の簿冊で重要なもの
7 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
8 議会への提出議案、報告等
9 諮問又は答申
10 報告、届出、復命又は調査で特に重要なもの
11 許可、認可、指令又は契約等で重要なもの
12 採決、決定又は訴願、訴訟に関するもの
13 各種統計、年報等で重要なもの
14 表彰に関するもので重要なもの
15 公営企業の管理運営の基本に関するもの
16 職員の進退、身分又は賞罰に関するもの
17 各種委員会、審議会等の委員、参与等の任免に関するもの
18 各種委員会、審議会等の議事録その他重要な資料
19 議員、各種委員会、審議会等の委員会等の履歴書
20 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの
21 財産の取得、管理及び処分に関するもので重要なもの
22 上記のほか永久保存を必要と認めるもの
2 10年保存
1 訓令、告示、内規、通知等で重要でないもの
2 原簿、台帳等の簿冊で重要でないもの
3 報告、届出、復命又は調査で重要なもの
4 許可、認可、指令又は契約等で重要でないもの
5 請願、建議又は陳情で特に重要なもの
6 表彰に関するもので重要でないもの
7 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの
8 職員の給与に関するもので重要なもの
9 上記のほか10年保存を必要と認めるもの
3 5年保存
1 報告、届出、復命又は調査で重要でないもの
2 建議又は陳情で重要なもの
3 税の賦課徴収に関するもの
4 公用、公共用施設の設計施工に関するもの
5 各種行政施策の施行に関するもので重要なもの
6 予算、決算又は出納に関するもので重要でないもの
7 職員の請願届出で重要なもの
8 職員の給与に関するもので軽易なもの
9 職員の出張命令で重要なもの
10 上記のほか5年保存を必要と認めるもの
4 3年保存
1 建議又は陳情で重要でないもの
2 定例的な業務報告で重要なもの
3 各種行政施策の施行に関するもので重要でないもの
4 通知、照会又は報告文書で重要なもの
5 予算、決算又は出納に関するもので軽易なもの
6 職員の請願届出で軽易なもの
7 職員の出張命令で軽易なもの
8 上記のほか3年保存を必要と認めるもの
5 1年保存
1 定例的な業務報告で軽易なもの
2 通知、照会又は報告文書で軽易なもの
3 原簿又は台帳に記入を終わった願、届書
4 調査を終わった諸報告材料
5 文書の配布及び発送に関する書類等
6 上記のほか1年保存を必要と認めるもの
