○吉野ヶ里町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成18年3月1日
訓令第9号
(目的)
第1条 この要領は、吉野ヶ里町個人情報保護条例(平成18年吉野ヶ里町条例第183号)及び吉野ヶ里町個人情報保護条例施行規則(平成18年吉野ヶ里町規則第121号)に定めるもののほか、吉野ヶ里町戸籍情報システム(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 住民課に設置した戸籍専用コンピュータにより戸籍、除かれた戸籍・改製原戸籍(以下「除籍」という。)、戸籍の附票、消除された戸籍の附票(以下「除票」という。)及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる記録媒体の磁気情報及びその記録を出力した帳票をいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について総括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、住民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者に報告しなければならない。
(取扱責任者の指定)
第6条 保護管理者は、端末機の管理及び適正な運用を図るため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を指定しなければならない。
2 取扱責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第7条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的又は随時点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラム障害の有無について定期的又は随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の保管)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票の保管及び廃棄について、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメント内容を常に最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適正に処分すること。
3 取扱責任者は、ドキュメントを複写し、又は持ち出すときには、保護管理者の承認を得なければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的又は随時パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
3 取扱職員は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
4 取扱職員は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ行うことができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(取扱職員の研修)
第15条 保護管理者は、取扱職員に対し、戸籍データの重要性及び機密保持、プライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムに係る安全対策の推進を図るため、業務上必要な研修を実施するものとする。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、住民課住民係において処理する。
附則
この要領は、平成18年3月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第4号)
この要領は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第9号)
この要領は、平成27年8月7日から施行する。
附則(令和元年訓令第1号)
この要領は、令和元年7月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の管理一覧
| 管理責任者 | プライバシーの保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 (住民課の長にある者) | 保管施設のかぎの管理 | サーバは施錠の可能な保管庫に設置し、サーバ保管庫のかぎは施錠の可能な金庫で管理する。 |
パスワードによる起動 | サーバを起動する者は、保護管理者の任命した職員が起動させる。 | ||
使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠の可能な保管庫で管理する。 | ||
戸籍用クライアント | 保護管理者 (住民課の長にある者) | パスワードによる起動 | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し、起動させる。 |
使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠の可能な保管庫で管理する。 | ||
バックアップ用媒体 | 保護管理者 (住民課の長にある者) | バックアップ記録リスト | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠の可能な保管庫で管理する。 |
「ピカソ・システマ」のプログラム | 保護管理者 (住民課の長にある者) | 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写及び変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |