○吉野ヶ里町職員の旧姓使用に関する要綱
平成18年8月1日
訓令第58号
(趣旨)
第1条 この要綱は、婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた職員が、改姓前の氏(以下「旧姓」という。)を職場において使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(適用職員)
第2条 この要綱は、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に定める一般職に属する職員(以下「職員」という。)に適用する。ただし、臨時的に任用される職員については、この限りでない。
(旧姓の使用)
第3条 旧姓を使用することができる文書等は、旧姓を使用しても法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上支障がないと認められる文書等とし、おおむね別表第1に掲げる基準に該当するものとする。
2 別表第2に掲げる基準に該当する文書等には、旧姓を使用することができない。
(旧姓使用の申請)
第4条 職員は文書等に旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用申請書(様式第1号)を所属長を経て任命権者に提出し、その承認を受けなければならない。
(責務)
第7条 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たっては、町民、他の職員等に誤解及び混乱が生じないよう努めなければならない。
(補則)
第8条 この要綱に定めるもののほか、職員の旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この要綱は、平成18年8月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第22号)
(施行期日)
1 この要綱は、令和3年7月1日から施行する。
(経過措置)
2 この要綱の施行の際現にあるこの要綱による改正前の様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、この要綱による改正後の様式によるものとみなす。
3 この要綱の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
別表第1(第3条関係)
旧姓使用を認める文書等
基準 |
1 専ら組織内部で使用される文書等で、容易に当該旧姓を使用する職員の同一性を確認できるもの 例 (1) 起案文書の起案者の氏名表示及び押印 (2) 決裁・回覧文書等に係る押印 (3) グループウェアの登録氏名 (4) 運転記録 (5) 請求書における検収者印 (6) 事務引継書 |
2 職員の権利義務に係る文書等で、容易に当該旧姓を使用する職員の同一性を確認でき、旧姓の使用を原因とする係争のおそれがないもの 例 (1) 出勤簿 (2) 休暇届承認簿 (3) 時間外勤務命令簿 (4) 旅行命令書(概算払いによる旅費を請求する場合を除く。) (5) 育児休業に関する申請書等 (6) 各種特別休暇に関する申請書等 (7) 病気休暇に関する申請書等 (8) 職務専念義務免除願 (9) 営利企業等従事許可申請書 |
3 対外的に使用されることがあるが、単に氏名の記載にとどまるもの等、特別な法律関係を生じさせるおそれがないもの 例 (1) 職員配置一覧表 (2) 事務分掌表 (3) 名札 (4) 名刺 |
別表第2(第3条関係)
旧姓使用を認めない文書等
基準 |
1 職員の身分関係に関わる文書等で、法令等に根拠があるもの又は法令等に基づく事務処理等に与える影響の大きいもの 例 (1) 職員証 (2) 法令等に基づく身分証明書(徴税吏員証等) (3) 服務の宣誓書 (4) 辞令書 (5) 退職願 (6) 処分関係書類 |
2 職員の権利義務関係に関わる文書等で、法令等に根拠があるもの又は法令等に基づく事務処理等に与える影響の大きいもの 例 (1) 給与支給明細書 (2) 源泉徴収票 (3) 各種手当認定届 (4) 支出命令書における請求者氏名(請求に係る証拠書類等) (5) 共済組合員証 (6) 共済組合関係申請書 (7) 公務災害関係書類 (8) 職員研修関係文書(研修所等で行われるもの) (9) 健康診断関係文書 |
3 公権力の行使に係るもの等、対外的に大きな影響を与えるおそれがあるもの 例 (1) 許認可、立入検査、徴税等法令等に基づく行政処分に係る文書 (2) その他職員身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書 (3) 私人との法律上の関係を発生させる文書 (4) 官公庁等に係る提出書類 |
